GDPR Policy
De beleidsverklaring van Nussbaumer
1. Verantwoordelijkheid
Wij zien het als onze verantwoordelijkheid om jouw fundamenteel recht op privacy te beschermen en de veiligheid van je persoonsgegevens te waarborgen. Wij respecteren de privacy van al ons personeel, de gebruikers van onze diensten en de deelnemers aan onze activiteiten. We verzamelen en verwerken geen persoonsgebonden gegevens voor andere doeleinden dan deze die worden beschreven in deze beleidsverklaring. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Wij zullen voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen ter zake. Deze beleidsverklaring is van toepassing op al onze medewerkers. Elke medewerker (intern of extern) die gegevens verwerkt doet dit volgens de beleidsprincipes van deze beleidsverklaring en in overeenstemming met de discretieplicht. Elke medewerker heeft een meldingsplicht wanneer inbreuken vastgesteld of vermoed worden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het beleid en de privacyregels van andere organisaties en/of de relaties waarmee we samenwerken al-of-niet in een commercieel verband. Wanneer een persoon of een organisatie ons persoonsgegevens verstrekt in naam van een andere persoon of organisatie, dan gaan we er van uit dat hiervoor de nodige toestemming werd bekomen en dat aan de betrokken personen de nodige informatie werd gegeven. In dit document beschrijven wij verder wie bevoegd is voor dit beleid en de implementatie ervan, welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee omgaan.
2. Bevoegdheden – bestuur/functionaris
De bevoegdheid voor het beleid inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens ligt bij het bestuur van de organisatie. Het bestuur fungeert als formeel beslissingsplatform en is bevoegd om beslissingen te nemen inzake het privacy beleid, de bijhorende richtlijnen en de implementatie van de nodige procedures en aanvullende organisatorische en technische maatregelen. Het toezicht op de gegevensverwerkingen binnen de organisatie wordt waargenomen door de functionaris voor gegevensbescherming, met name Jean-Jacques Egli. De functionaris voor gegevensbescherming ziet toe op het naleven van de beleidsprincipes in onze organisatie. Hij bezit de nodige professionele kwalificaties en competenties om deze taken te voeren, hij kan zich eventueel laten bijstaan door externe organisaties/personen. Het bestuur waarborgt dat de functionaris zijn taken op een onafhankelijke wijze kan uitvoeren. De functionaris voor gegevensbescherming is dé contactpersoon zowel voor interne als externe betrokkenen voor alle inlichtingen in verband met het privacy beleid en de bescherming van persoonsgegevens.
3. Register van gegevens en verwerkingsprocessen
De gebruikte persoonsgegevens en de verwerkingsprocessen worden gedocumenteerd in een dataregister en in een register van de verwerkingsprocessen. Deze twee registers zijn complementair. Wij bewaren je persoonsgegevens enkel zolang wij er effectief kunnen mee omgaan conform deze beleidsverklaring. In dit kader gebeurt er een jaarlijkse evaluatie van zowel dataregister als de verwerkingsprocessen.
3.1 Dataregister
Het dataregister beschrijft welke persoonsgegevens we opslaan en hun karakteristieken. Jouw persoonsgegevens worden georganiseerd in datacategorieën. Een datacategorie definieert een set van gegevens die samen één geheel vormen. Voor elke gegevenscategorie worden volgende informaties bepaald:
- over welke gegevens het gaat,
- de bewaartermijn,
- of het gegeven het gevolg is van geautomatiseerde verwerking en/of ‘profilering’ toegepast wordt,
- of het gevoelige gegevens betreft,
- of deze gegevens gedeeld worden, en met wie,
- de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens.
De belangrijkste datacategorieën zijn:
3.1.1 Identiteitsgegevens
Wij gebruiken per persoon de volgende identiteitsgegevens: naam, geslacht, adres, geboortedatum, telefoonnummer, mobiel nummer, email-adres.
3.1.2 Partners (leveranciers/klanten)
Wij verzamelen per partner een aantal bijkomende gegevens in het kader van een commerciële relatie. In deze gevallen is de verantwoording gebaseerd op onze contractuele relatie. Deze verwerking kadert in het raam van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie om haar werking te verzekeren of zaken te doen. Deze gegevens kunnen we gebruiken om je een boodschap of voorstel te sturen. Als je dat niet wenst, volstaat het dit ons mee te delen. Je kan daartoe contact opnemen met de verantwoordelijke persoon bepaald in deze beleidsverklaring.
3.1.3 Contactpersonen
Wij kunnen gegevens verkrijgen over personen die ons een vraag stellen via een rechtstreeks contact, een contactformulier, een e-mail of een ander manier van communicatie. Wij kunnen ook gegevens verkrijgen uit openbare bronnen.
Gegevens over contactpersonen worden niet systematisch verwerkt, maar worden enkel bijgehouden om deze te kunnen contacteren. Deze gegevens kunnen we gebruiken om je een al-of-niet commerciële boodschap of voorstel te sturen. Als je dat niet wenst, volstaat het dit ons mee te delen. Je kan daartoe contact opnemen met de verantwoordelijke persoon bepaald in deze beleidsverklaring.
3.1.4 Personeel
Wij beheren de volgende gegevens in verband met het personeelsbeheer: identiteitsgegevens, CV, opleiding, competenties, classificaties, paritair comité, inschrijvingsnummer RSZ, barema/loon, vergoedingen, enz. Er zal op regelmatige basis een medisch onderzoek uitgevoerd worden door een externe dienst. Dit medisch onderzoek maakt deel uit van onze wettelijke verplichtingen. Medische gegevens hebben enkel betrekking op je huidige geschiktheid voor de uitoefening van de specifieke job in de organisatie. Deze gegevens vormen deel van je personeelsdossier. Bepaalde gegevens worden gedeeld met het sociaal secretariaat in het kader van de loonberekening, sociale en fiscale rapportering in het kader van de wetgeving ter zake. Je gebruik van e-mail, internet en sociale media kan aan controle en eventuele beperkingen onderworpen worden indien dit vereist is ter voorkoming van schade aan de waardigheid van andere personen, voor de bescherming van de rechtmatige belangen van de organisatie, of om de veiligheid en de goede werking van onze IT-infrastructuur te waarborgen. Je gegevens worden bewaard zolang je in dienst blijft bij onze organisatie. Als je de organisatie verlaat zal een beperkt aantal gegevens bewaard blijven gedurende een termijn van vijf jaar op basis van onze wettelijke verplichtingen in het kader van onze aansprakelijkheid. De toegang tot je personeelsdossier wordt beperkt tot jezelf en tot bevoegde personen. Om je dossier in te zien gelieve contact op te nemen met de verantwoordelijke persoon bepaald in deze beleidsverklaring.
3.1.5 Sollicitaties
Wij beheren de volgende gegevens in verband met het beheer van sollicitanten: identiteitsgegevens, CV, opleiding, competenties. Indien jouw tewerkstelling een veiligheidsrisico inhoudt of jouw functie een verhoogde waakzaamheid vereist dan kan een medisch onderzoek vereist zijn. Dit medisch onderzoek maakt deel uit van onze wettelijke verplichtingen. Medische gegevens hebben enkel betrekking op je huidige geschiktheid voor de uitoefening van de specifieke job in de organisatie.
3.1.6 Transacties
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens per transactie (bv. bank of kas): datum en bedrag van eventuele vergoedingen als medewerker of als mandataris van de organisatie. Alle transactiegegevens worden met bewijsstukken ondersteund.
3.1.7 Logbestanden / Cookies en andere technologieën.
Bij gebruik van onze website verzamelen wij gegevens om een beter inzicht te krijgen in het gebruik ervan. De website kan daartoe gebruik maken van logbestanden en/of “functionele cookies”. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Deze informatie dient om het gebruik van de website te helpen analyseren en hoe gebruikers de website gebruiken.
3.1.8 Sociale media
Onze website kan toegang verlenen tot sociale media, zoals Facebook, Twitter, enz. Deze media verzamelen gegevens zoals je internetadres en kunnen door middel van “cookies” de werking van deze functies beïnvloeden. Voor je interactie met deze sociale media zijn de privacy regels van deze media van toepassing.
3.1.9 Links met andere organisaties
Onze website kan links bevatten naar de website van andere (bevriende) organisaties. Deze links worden als een nuttige toevoeging ter beschikking gesteld. Wij kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud of de privacy regels van die andere organisatie(s).
3.2 Verwerkingsprocessen - verwerkingsregister
We verwerken geen informatie voor andere doeleinden dan deze die worden beschreven in deze beleidsverklaring tenzij we van tevoren hiervoor je toestemming hebben verkregen of om te voldoen aan een wettelijke vereiste. Wij combineren je persoonsgegevens niet met andere gegevens waarover wij beschikken. Het verwerkingsregister beschrijft voor elk verwerkingsproces:
- het doel van het verwerkingsproces,
- de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van dit proces (binnen de organisatie + eventueel de externe verwerker),
- de wettelijke basis = de toelating voor het uitvoeren van dit proces,
- de gebruikte datacategorieën gegevens in dit proces,
- of gevoelige gegevens verwerkt worden,
- of profilering (geautomatiseerde individuele besluitvorming) toegepast wordt,
- de betrokken medewerkers (extern/intern),
- de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.
De belangrijkste groepen van verwerkingsprocessen worden hier samengevat. Elke groep kan bestaan uit een of meerdere verwerkingsprocessen.
3.2.1 Personeelsbeheer
Wanneer je tewerk gesteld bent bij onze organisatie vragen we je om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om het personeelsbeheer te kunnen uitvoeren in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
3.2.2 Sollicitaties
Ter gelegenheid van een sollicitatie voor een betrekking bij onze organisatie verstrek je ons bepaalde gegevens. Enkel die gegevens die rechtstreeks relevant zijn voor de gewenste betrekking worden bewaard voor het afwikkelen van de sollicitatie. Bepaalde gegevens die relevant zijn voor het aanleggen van een wervingsreserve kunnen worden opgeslagen. Het opnemen van je gegevens in een wervingsreserve is onderworpen aan jouw expliciete toestemming. Deze toestemming kan op elk ogenblik worden ingetrokken. Daartoe volstaat een mededeling via de contactgegevens vermeld in deze beleidsverklaring. Indien je jouw toestemming terugtrekt, zal jouw dossier onherroepelijk vernietigd worden. Je gegevens in onze wervingsreserve worden bewaard gedurende een periode van één jaar na het einde van het sollicitatieproces. De toegang tot je dossier en de wervingsreserve wordt beperkt tot jezelf en tot bevoegde personen.
3.2.3 Partnerbeheer
Bij de verkoop of aankoop van goederen en diensten vragen we je om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken in het kader van de contractuele relatie die je aangaat aangaat met onze organisatie. Dit houdt per definitie in dat we bepaalde diensten verbonden aan je contact verlenen. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor direct marketing (bv om je nieuwe producten of diensten aan te bieden) op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Indien je niet wenst dat wij je gegevens gebruiken voor direct marketing, volstaat het dit ons mee te delen op de contactgegevens vermeld in deze beleidsverklaring. Jouw persoonsgegevens worden enkel gebruikt om deze diensten te kunnen uitvoeren. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
3.2.4 Boekhouding en Financieel beheer
Voor de boekhoudkundige en financiële verwerking van bepaalde transacties verbonden aan je hoedanigheid als partner (bestelling, facturatie, levering, betaling, enz.) zijn bepaalde identiteitsgegevens vereist. Deze gegevens worden enkel gebruikt om het financieel beheer te kunnen uitvoeren. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
3.2.5 Beheer van activiteiten
Wanneer je je aanmeldt voor een activiteit georganiseerd door onze organisatie (of door een bevriende organisatie al-of-niet in een samenwerkingsverband) vragen we je om identiteitsgegevens te verstrekken voor het bijhouden van een aanwezigheidsregister, eventueel in combinatie met transactiegegevens. Deze gegevens worden enkel gebruikt om het beheer van deze activiteit te kunnen uitvoeren. Aanwezigheids- en andere registers worden niet gedeeld met derden.
3.2.6 Websitebeheer
Bij het gebruik van onze website worden bepaalde gegevens (bv logbestanden, cookies) verzameld. Wij gebruiken deze gegevens enkel om bij te houden hoe je de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en om eventueel andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
3.2.7 Communicatiebeheer
Wanneer je een e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden. Deze informatie kan worden opgeslagen en bewerkt en zal niet worden gedeeld met derden.
4. Opslag/bewaring/beveiliging van gegevens
Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt. De toegang tot je persoonsgegevens gebeurt enkel en alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Wij verbinden ons ertoe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige en onwettelijke toegang of enige ander ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens, ongeacht het formaat waarin die gegevens worden bewaard of de informatiedrager (elektronisch/papier).
4.1 Gegevens in niet-elektronisch formaat
Gegevens in niet-elektronisch formaat worden bewaard in dossiers die opgeslagen worden in een beveiligde locatie (afgesloten kasten in afgesloten lokalen). De lokalen waarin zich dossiers met persoonsgegevens in niet-elektronisch formaat bevinden worden afgesloten buiten de normale diensturen en zijn enkel toegankelijk voor bevoegde medewerkers. Bezoekers hebben enkel toegang tot onze lokalen onder begeleiding van een bevoegde medewerker.
4.2 Gegevens in elektronisch formaat
Wij maken gebruik van beveiligde netwerken en de aangesloten PC’s en apparaten zijn uitgerust met firewall en anti-virus-programma. De toegang tot elk apparaat is beveiligd met userid/paswoord. Je persoonsgegevens in elektronisch formaat worden opgeslagen op eigen beveiligde servers en/of servers bij een derde betrouwbare partij. In het geval dat servers bij een derde partij gevestigd zijn zorgen wij voor de nodige afspraken om het beheer, de beveiliging en de privacy van je gegevens te waarborgen. Van alle gegevens wordt regelmatig een back-up gemaakt. Het terugzetten (restore) van gegevens vergt bijzondere machtigingen. Voor de toegang tot en het gebruik van applicaties voor de verwerking van persoonsgegevens zijn gepaste machtigingen vereist die toegekend worden op basis van een ‘need-to-know’ basis. Indien gegevens gedeeld worden zijn bovendien specifieke machtigingen vereist.
4.3 Bewaartermijn
Je persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig voor onze werking en voor de doeleinden zoals hierboven beschreven. Wanneer gegevens niet meer nodig zijn worden deze onherroepelijk vernietigd en/of gearchiveerd.
4.4 Verwerkers
Wij maken gebruik van de diensten van verwerkers voor [de loonverwerking, de boekhouding, direct marketing, verzekeringen, maaltijdcheques, kinderbijslag]. Met elke verwerker wordt een overeenkomst afgesloten die voorziet in waarborgen voor (a) de vertrouwelijkheid van de gedeelde gegevens, (b) de aangepaste technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van je persoonsgegevens, (c) de toelating voor het delen van bepaalde persoonsgegevens indien deze met andere verwerkers zouden worden gedeeld, (d) de bijstand bij het uitoefenen van je basisrechten, namelijk het recht op ‘vergeten te worden’, het recht op objectie voor bepaalde verwerkingen, het recht tot aanpassing, het recht op toegang tot je gegevens, en het recht op overdraagbaarheid, (e) de bijstand bij de melding en mededeling van datalekken en bij de impact analyse, (f) het wissen van je gegevens na afloop van de overeenkomst of na afloop van de bewaartermijn, en (g) het verstrekken van de nodige informatie om aan te tonen dat de verwerker aan de GDPR vereisten voldoet.
4.5 Archieven (passief beheer)
Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor de actieve werking van de organisatie, worden bewaard in een archief, al-of-niet in elektronische vorm. Welke gegevens worden gearchiveerd, de manier van archivering, de bewaartermijn en de technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging en de verwerking van gearchiveerde persoonsgegevens worden beschreven in het verwerkingsregister.
5. Correctheid/Relevantie/Aanpassing
5.1 Algemeen
Wij ondernemen alle redelijke stappen om te verzekeren dat de door ons bewaarde informatie correct, volledig, up-to-date en relevant is voor de verwerking ervan. Wij zullen niet routinematig je persoonsgegevens bijwerken tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor die informatie wordt gebruikt. Wij bieden alle personeelsleden, leden en andere personen die gebruik maken van onze diensten of deelnemen aan onze activiteiten de mogelijkheid tot het inzien, aanpassen en verwijderen van de persoonlijke informatie die aan ons is verstrekt. Het is jouw verantwoordelijkheid om ons te informeren van elke afwijking en/of gewenste wijziging. Bij het schrappen van een persoon worden alle identiteitsgegevens definitief verwijderd.
5.2 Aanpassen/uitschrijven nieuwsbrief
Onderaan iedere mailing vind je de mogelijkheid om je gegevens aan te passen of om je af te melden.
5.3 Aanpassen/uitschrijven communicatie(s)
Als je je contactgegevens wenst aan te passen of jezelf uit onze bestanden wenst verwijderd te zien, kan je contact met ons opnemen. Je kan hiervoor contact opnemen met de verantwoordelijke persoon bepaald in deze beleidsverklaring.
5.4 Cookies uitzetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser zo instellen dat die het gebruik van functionele cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. Het is echter mogelijk dat sommige functies en diensten, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in je browser.
6. Ter beschikking stellen en delen van gegevens
De ons ter beschikking gestelde persoonsgebonden gegevens worden principieel niet met derden gedeeld tenzij om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Uitzonderingen:
a. Bepaalde identiteits- en personeelsgegevens worden gedeeld met het sociaal secretariaat aan wie de loonberekening en andere functies van het personeelsbeheer worden toevertrouwd. Met het sociaal secretariaat wordt een overeenkomst/contract afgesloten die het beheer, de beveiliging, de privacy en de vertrouwelijkheid waarborgt.
b. Bepaalde identiteits- en persoonsgegevens worden gedeeld met onze verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekeringen lichamelijke ongevallen en aanvullende personeelsverzekering. Met deze maatschappijen wordt een overeenkomst/contract afgesloten die de beveiliging, de privacy en de vertrouwelijkheid waarborgt. Wij stellen de nodige informatie ter beschikking van de verantwoordelijke instanties wanneer dit wettelijk vereist is of op gerechtelijk bevel. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze medewerkers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van je gegevens te respecteren.
7. Incidenten: registratie/melding/notificaties
Een inbreuk op de beveiliging ontstaat wanneer persoonsgegevens verloren zijn gegaan of wanneer deze mogelijk onrechtmatig zijn verwerkt. Indien je ervaart of meent te ervaren dat je privacy geschonden wordt, dan verwachten wij dat je dit meldt aan de verantwoordelijke persoon bepaald in deze beleidsverklaring die onverwijld een onderzoek zal instellen. Wij registreren elke melding, het resultaat van het onderzoek en de te nemen correctieve en preventieve maatregelen. Indien een inbreuk (datalek) op de bestaande regelgeving effectief wordt vastgesteld, zullen wij dit binnen de 72 uur melden aan de Privacy Commissie. Wanneer de inbreuk ernstige risico’s inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen, dan zullen deze personen ook worden ingelicht.
8. Veranderingen aan deze beleidsverklaring
We controleren regelmatig of deze beleidsverklaring overeenstemt met de toepasselijke wetgeving. Deze beleidsverklaring is afgestemd op het gebruik door en de mogelijkheden van onze organisatie. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van onze organisatie kunnen leiden tot wijzigingen in deze beleidsverklaring. Het is raadzaam om regelmatig deze beleidsverklaring te raadplegen. Wij stellen de beleidsverklaring en privacy policy ter beschikking op onze website onder rubriek ‘Sitemap’.
9. Vragen en feedback
Via de contactgegevens hieronder kan je contact met ons opnemen voor al je vragen in verband met deze beleidsverklaring en de toepassing ervan. Je kan ook altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken en vragen deze te verbeteren of te laten wissen. Wij zullen zo snel als mogelijk de nodige correcties implementeren. Indien een wijziging niet wenselijk of niet mogelijk is zullen wij je hieromtrent informeren met de nodige verantwoording. Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens of om een eerder gegeven toestemming voor een welbepaalde verwerking in te trekken. Je kan hiervoor contact opnemen met de verantwoordelijke persoon bepaald in deze beleidsverklaring. Indien je het niet eens bent met de manier waarop wij gegevens verwerken, kan je contact opnemen met de Privacy Commissie (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – commission@privacycommission.be).
03/02/2020